Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego
Rozwijasz firmę i potrzebujesz profesjonalnej księgowości? Zwróć uwagę na kwalifikacje pracowników, ubezpieczenie OC, zgodność z RODO, elektroniczny obieg dokumentów, szczegóły obsługi, opinie oraz doradztwo podatkowe. Przed podpisaniem umowy dokładnie ją przeczytaj. Wybór odpowiedniego biura rachunkowego zapewni Ci spokój i bezpieczeństwo finansowe. Dowiedz się więcej w naszym artykule!
Każda działalność gospodarcza bez względu na formę jej prowadzenia spotyka się z obowiązkiem obliczenia podatków i prowadzenia księgowości. Na początkowym etapie działalności firmy można to robić samodzielnie wykorzystując księgowość bankową lub inną księgowość online dostępną za niewielką opłatą w internecie. W miarę rozwoju firmy, zatrudnienia pracowników potrzeby w zakresie doradztwa podatkowego lub informacji finansowych zaczynają rosnąć. Pojawia się potrzeba zatrudnienia księgowego lub zlecenia księgowości na zewnątrz do biura rachunkowego.
Wybierając biuro rachunkowe należy zwrócić szczególną uwagę na kilka istotnych zasad.
1. Kwalifikacje właściciela i pracowników
Obecnie biuro rachunkowe może założyć każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych oraz nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 Ustawy o rachunkowości. Do prowadzenia biura rachunkowego nie są potrzebne żadne kwalifikacje. Jeśli chcesz powierzyć prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu zapytaj o wykształcenie pracowników, szkolenia, sprawdź czy ktoś z pracowników lub właściciel posiada tytuł specjalisty np. doradca podatkowy na liście Krajowej Izby Doradców Podatkowych biegły rewident w rejestrze biegłych rewidentów prowadzonym przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów.
2. Ubezpieczenie OC
Biura rachunkowe są zobowiązane do zawarcia umowy odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzona działalnością. Minimalna suma gwarancyjna obowiązkowego OC wynosi 10.000 EUR. Warto zapytać o ubezpieczenie nadwyżkowej sumy gwarancyjnej, ubezpieczenie dobrowolne dotyczące obsługi kadrowo- płacowej, czynności doradztwa podatkowego.
3. RODO
Sprawdź jak w biurze rachunkowym wygląda proces przetwarzanie danych osobowych. Czy biuro rachunkowe zabezpiecza dane odpowiednimi procedurami zgodnie z obowiązującym RODO.
4. Obieg dokumentów
Poznaj jak wygląda obieg dokumentów i czy masz do nich dostęp. W związku z tym, że nie ma obowiązku archiwizowania dokumentów w formie papierowej to obieg dokumentów w biurach rachunkowych odbywa się najczęściej drogą elektroniczną. Dzięki temu można zaoszczędzić czas i pieniądze. Taki obieg dokumentów pozwala na szybszą pracę biura rachunkowego, łatwy dostęp oraz ochronę danych.
5. Poznaj szczegóły obsługi
Zapytaj o stałego opiekuna i szczegóły obsługi, a także o termin i sposób dostarczenia dokumentów do biura rachunkowego. Poproś o przedstawienie osoby, z którą będziesz współpracować. Zapytaj o informacje zwrotne; w jaki sposób i w jakim terminie otrzymasz informacje na temat zapłaty podatków, ZUS i innych obciążeń.
6. Opinie i referencje
Sprawdź opinie na temat biura rachunkowego w Internecie lub wśród znajomych. Zapytaj o referencje.
7. Doradztwo podatkowe
Zadaj pytanie dotyczące doradztwa podatkowego. Biuro rachunkowe najczęściej doradzi w bieżących sprawach. System podatkowy w Polsce jest skomplikowany. W sprawach trudnych, niejednoznacznych biuro rachunkowe powinno nawet odmówić pomocy w zakresie podatkowym jeśli nie posiada odpowiednich uprawnień. Usługi doradztwa podatkowego są zastrzeżone dla osób znajdujących się na liście Krajowej Izby Doradców Podatkowych (https://kidp.pl/wyszukaj-doradce). Korzystanie z rad niekompetentnej osoby naraża klientów na nieprzewidziane kary i koszty.
8. Umowa z biurem rachunkowym
Przed podpisaniem uważnie przeczytaj umowę z biurem rachunkowym. Nie bój się pytać, jeśli coś jest niezrozumiałe.
